Plannen in vijf minuten in plaats van tientallen uren

In 2021 was de operationeel manager van Eco Wash elke week tientallen uren kwijt aan het handmatig opstellen van de dienstroosters voor het personeel. Met meer dan 30 medewerkers, een zeven dagen per week draaiende bedrijfsvoering en een wirwar van regels rond de verdeling van diensten, rustdagen en teamsamenstelling voldeed Excel niet meer. Er slopen fouten in de roosters. Ze hadden ruimte nodig om te groeien.

De echte uitdaging

Het ging hier niet om het vervangen van een spreadsheet door software. Het ging erom vast te leggen hoe hun bedrijf daadwerkelijk werkte, en dat op een manier te doen die kan meebewegen als er dingen veranderden.

Eco Wash had een wasserij met drie groepen medewerkers: vrouwen, mannen en chauffeurs. Er waren dagelijks minstens 18 mensen op de werkvloer nodig, met een minimale bezetting aan chauffeurs. Op bepaalde dagen moest er meer zwaar tilwerk worden verricht. Iedereen had minstens één vrij weekend per maand nodig. Niemand werkte meer dan vijf dagen achter elkaar. En dan waren er nog de uitzonderingsgevallen, zoals mensen die samen reisden en op elkaar afgestemde roosters nodig hadden.

De juiste prioritering van de regels was de kern van de zaak. Wanneer regels met elkaar botsen, en dat gebeurt altijd, moest het systeem weten wat het belangrijkst was. Eco Wash wist welke regels harde grenzen waren en welke flexibel konden zijn. Het ging erom dat uit hun hoofden te halen en om te zetten in een volgorde die het systeem kon toepassen.

Hoe het werkte

De manager logde in op een webportaal om de huidige roosters te bekijken en nieuwe roosters te genereren. Medewerkers konden hun dienstroosters bekijken. De manager kon een rooster daarna nog met de hand aanpassen en downloaden als Excel- of PDF-bestand.

We hebben overwogen om het zo te bouwen dat Eco Wash de regels zelf kon aanpassen, zonder programmeur. We hebben daar uiteindelijk van afgezien. De regels zouden niet vaak genoeg veranderen om de complexiteit en de kosten te rechtvaardigen. Eco Wash betaalde dus niet voor iets wat het nauwelijks zou gebruiken.

Wat er veranderde

Hun manager kreeg die tientallen uren per week terug. Minder fouten betekende minder brandjes die geblust moesten worden, en nu het plannen van de roosters niet langer op hun schouders rustte, konden ze zich concentreren op wat er echt toe deed: meer mensen aannemen en het bedrijf laten groeien.

Van 2021 tot 2024 draaide het systeem zonder één bug, en zonder dat er een nieuwe functie nodig was. Er werden beveiligingsupdates uitgebracht en de applicatie deed precies waarvoor ze was ontworpen. Dat is wat goede software hoort te doen: het probleem oplossen en daarna niet in de weg zitten.